Dalla giornata di oggi è disponibile il nuovo aggiornamento dei nostri servizi di posta elettronica enterprise, progettati per aziende, professionisti ma anche privati che abbiano bisogno di un ambiente più avanzato per gestire molto di più che la semplice posta elettronica. Alle caselle di grandi dimensioni (fino a 25G per casella), alle funzionalità di file storage ed alla chat interna basata sul protocollo XMPP si aggiungono infatti nuovi servizi di livello enterprise senza che questo aumenti il costo dei pacchetti, dando quindi più valore alla propria partnership con VaiSulWeb.

Conference call fino a 8 utenti
Una delle funzionalità che più ci viene richiesta dai nostri utenti è la possibilità di attivare un servizio di video conference call per team o per interfacciarsi con i clienti in modo semplice e veloce. I nostri utenti saranno quindi contenti di scoprire che tutti i loro account sono oggi abilitati alla video conference call con un massimo di 8 utenti contemporanei, senza alcun costo aggiuntivo.
Questa funzionalità è parte delle funzionalità di team workspaces di cui parleremo a breve e può essere configurata per accettare solo utenti aziendali o interni o essere estesa ad utenti guest come potrebbe essere un cliente, un partner o qualsiasi soggetto che non partecipa di frequente a questi eventi.

Tutti gli utenti possono collegarsi via browser o via app per dispositivi Android o iOS ed entrare nella conversazione da qualsiasi postazione o località, cosa rende questo servizio ideale per chi lavori molto in mobilità anche grazie alla eccellente qualità del video e la possibilità di usare anche la chat testuale, se servisse, oppure di bloccare il video ed entrare in modalità solo audio.

Inoltre, è possibile creare diverse call in base alle proprie esigenze: una per il team di lavoro ed una per i clienti, ad esempio; oppure una per ognuno dei team di lavoro con cui si collabora e così via.

Molti dei nostri clienti che hanno provato il servizio in anteprima lo preferiscono ad altre applicazioni similari come Skype per alcuni semplici motivi:

  • è incentrato sulla call e non sull’utente. Avete mai dovuto aggiungere un utente su Skype per effettuare una call per poi volerlo rimuovere, preoccupandovi però di come l’avrebbe presa ? Forse sapere che è stato rimosso dai vostri contatti può indisporlo nei vostri confronti ? Con il servizio di VaiSulWeb il problema non si pone perché non c’è da aggiungere il contatto a nessuna lista, solo condividere eventualmente un link per la conference call;
  • non essendo necessario costruire una relazione con i contatti, non è ovviamente possibile essere chiamati quando non lo si vuole né la propria presenza online può essere rilevata;
  • l’accesso alle conversazioni può essere ristretto al team di lavoro o ad un gruppo di persone riservato. I link di conversazione non sono pubblici e quindi, se non comunicati ad altri, questi non potranno accedere per sbaglio. Inoltre, se servisse, la conversazione può essere resa privata in modo che nessuno possa accedere senza autorizzazione.
Web conference fino a 8 utenti contemporanei, interni ed esterni

Web conference fino a 8 utenti contemporanei, interni ed esterni

Team workspace
Le nuove funzionalità includono la possibilità di definire degli spazi di lavoro (team workspace) per la collaborazione con gli altri utenti o per l’organizzazione personale del lavoro. Ogni utente può creare così uno o più spazi di lavoro che avranno poi un link che può essere comunicato a chi deve partecipare. Gli spazi di lavoro possono essere protetti da password o ad accesso libero, un modo per consentire la collaborazione sia con utenti interni alla propria organizzazione sia includendo utenti esterni o ospiti.

Ogni spazio di lavoro ottiene automaticamente uno spazio per le conference call che gli utenti possono utilizzare, una chat interna con la quale si può discutere all’interno dello spazio di lavoro, una sezione file che l’amministratore e, se autorizzati, anche gli altri utenti possono usare per scambiare documenti, download o altro materiale rilevante per la discussione.

Come succede nei meeting, dove è sempre presente una lavagna per prendere appunti, fissare concetti o disegnare durante la discussione, i partecipanti allo spazio di lavoro avranno a disposizione anche una lavagna (sketchboard) che si aggiorna in tempo reale e che può essere usata per creare bozze, diagrammi, disegni, progetti o altro, che rimane a disposizione di tutti i partecipanti e che può essere usata per collaborare anche con utenti remoti rendendo possibile la collaborazione tra utenti localizzati in posti diversi. La lavagna si affianca alla chat e può essere scaricata dai partecipanti come immagine in modo che sia possibile averne una copia in locale.

I dati dello spazio di lavoro sono persistenti e rimangono disponibili fino a quando l’amministratore non cancelli l’intero spazio di lavoro. Lo spazio occupato dagli elementi (file, chat, lavagna) viene incluso nel conteggio complessivo della dimensione della casella e contribuisce a determinare lo spazio totale occupato dalla casella, condividendone quindi i limiti.

Gli spazi di lavoro non sono limitati e ogni utenti può crearne quanti necessari per gestire diversi progetti, diversi team di lavoro e così via e diventano uno strumento importante per condividere e mantenere organizzate le informazioni e la condivisione delle stesse con altre persone interne o anche esterne alla propria organizzazione. Inoltre, l’integrazione con la posta elettronica, le attività, le note, gli eventi e persino la propria rubrica rendono semplice saltare dallo spazio di lavoro alla webmail per recuperare file, messaggi e-mail, indirizzi, numeri di telefono e quant’altro possa essere necessario durante la collaborazione.

I nostri clienti che hanno usato il servizio in BETA sono entusiasti di queste possibilità ed il fatto che sia tutto integrato nella webmail rende possibile accedere da ogni dispositivo ed in ogni località.

La lavagna associata ad ogni spazio di lavoro è utile per disegnare schizzi o diagrammi in tempo reale

La lavagna associata ad ogni spazio di lavoro è utile per disegnare schizzi o diagrammi in tempo reale

Nuova webmail: desktop e mobile
Tutte le funzionalità sono disponibili attraverso la nuova webmail, migliorata nelle funzionalità e riprogettata per l’uso sia su sistemi desktop che mobili. Dalla nuova webmail sarà possibile accedere a tutte le funzionalità, inclusi i servizi enterprise come chat, video conference e spazi di lavoro.

La nuova webmail ha un design più moderno e semplifica notevolmente il lavoro giornaliero ed è ottimizzata anche per i sistemi touch come gli smartphone, diventando uno strumento completo per l’accesso ai propri dati anche in mobilità.

Webmail enterprise new

La nuova webmail enterprise, ottimizzata per Web e mobile

Nuove funzionalità di chat
Il nuovo aggiornamento espande anche le funzionalità di chat interna per le organizzazioni, abilitando la chat nei browser anche sui sistemi mobili oltre che con i client XMPP/Jabber. Sarà ora possibile discutere in modo sicuro attraverso connessioni SSL/TLS, condividere file e anche trasformare la chat in una conference video o audio che funzioni sia su sistemi desktop che su sistemi mobili.

Le chat rimangono archiviate per motivi di compliance e sarà quindi possibile consultare le informazioni successivamente, recuperando informazioni utili in un secondo momento.

Le funzionalità di presenza, consentono invece di conoscere lo stato degli utenti della propria organizzazione in qualsiasi momento ed interagire con essi su tutti i dispositivi.

La nuova chat enterprise funziona sia con i client che con i browser (in azione su smartphone a destra)

Nuovi indirizzi disposable per la massima privacy
Quante volte succede che si debba fornire un indirizzo e-mail per effettuare operazioni come il download di un software o l’attivazione di un servizio ma che non si desideri essere poi ricontattati nè entra nell’elenco delle fastidiose mailing list che riempiono la casella ? O che non si voglia fornire il proprio indirizzo di posta elettronica per altri motivi pur dovendo ricevere dei messaggi ? Questa necessità è diventata così comune che sono nati veri e propri servizi su Internet che consentono di attivare e-mail temporanee, magari da usare su siti di cui non si è sicuri o che sono noti per monetizzare la loro userbase. L’uso di questi servizi tuttavia è esso stesso possibile fonte di problemi di privacy e di potenziali furti di identità.

I servizi enterprise di VaiSulWeb offrono da oggi l’attivazione di DEA (Disposable E-Mail Address) con i quali ogni utente può creare indirizzi temporanei per motivi di privacy. L’indirizzo temporaneo può quindi poi essere fornito a terze parti di cui non si possa valutare l’attendibilità, impostando una scadenza (ad es. 1, 10, 24 ore etc.). Tutte i messaggi inviati all’indirizzo temporaneo vengono girati alla casella dell’utente (e magari inseriti in una specifica cartella) fino alla scadenza del timeout impostato.

In questo modo eventuali messaggi inviati abusivamente o per scopi diversi da quelli indicati verranno successivamente rifiutati perché l’indirizzo non sarà più valido. Prima della scadenza comunque l’utente avrà la possibilità di prolungare la vita dell’indirizzo temporaneo o di rimuoverlo.

Con questa novità sarà più facile proteggere la propria privacy nei confronti di utenti o siti Web che non siano attendibili o sicuri.

Tante nuove funzionalità al prezzo di un caffè al mese
La piattaforma di collaborazione e posta elettronica di VaiSulWeb si arricchisce di nuove funzionalità che la rendono ancora più moderna e dinamica. I nuovi strumenti di collaborazione espandono le possibilità delle aziende, dei professionisti o degli utenti privati che desiderino attivare una piattaforma di comunicazione e collaborazione più efficiente ed avere sempre a propria disposizione le informazioni necessarie, in qualsiasi località e su qualsiasi dispositivo senza ricorrere a molti servizi diversi da gestire, imparare ad usare e manutenere.

Tutto questo al costo di poco più di un caffè al mese, per gli account da 10GB.

Tutti gli utenti attualmente attivi sui nostri server di posta elettronica enterprise potranno iniziare ad usare subito le nuove funzionalità, senza costi aggiuntivi, mentre per gli altri utenti interessati consigliamo di contattare il nostro servizio di assistenza per avere maggiori informazioni.

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